Novas regras no estabelecimento de representações permanentes e direito societário

Decreto-Lei n.º 109-D/2021, de 09 de Dezembro – Na era do digital e da internet: novas regras no estabelecimento de representações permanentes e direito societário

Introdução

Foi publicado em Diário da República, a 09 de Dezembro de 2021 entrando em vigor no dia 10 de dezembro, o Decreto-Lei n.º 109-D/2021 que cria um regime de registo online de representações permanentes de sociedades com sede no estrangeiro e procede ao conjunto de alterações legislativas facilitando o registo eletrónico de sociedades e de vários atos societários, mas não só transpondo parcialmente, para o ordenamento jurídico português, a Diretiva (UE) 2019/1151[1].

Em moldes gerais, o presente Decreto-Lei procede:

1. À criação de um regime de registo online de representações permanentes com simultânea nomeação do representante, de sociedades com sede no estrangeiro, denominado «sucursal online»;
2. À alteração ao Código das Sociedades Comerciais, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 262/86, de 2 de setembro;
3. À alteração ao Código do Registo Comercial, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 403/86, de 3 de dezembro;
4. À alteração ao Regulamento Emolumentar dos Registos e Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 322 -A/2001, de 14 de dezembro;
5. À alteração ao Decreto-Lei n.º 125/2006, de 29 de junho que criou a «empresa online», através de um regime especial de constituição online de sociedades comerciais e civis sob forma comercial, e a «marca na hora»;
6. À alteração ao Decreto-Lei n.º 24/2019, de 1 de fevereiro, que estabelece as regras aplicáveis ao acesso e intercâmbio de informação entre o registo comercial nacional e os registos comerciais de outros Estados -Membros da União Europeia;

1. Criação de um regime de registo online de representações permanentes de sociedades com sede no estrangeiro

Com a publicação do Decreto-Lei n.º 109-D/2021 é criado um regime de registo online de representações permanentes de sociedades de responsabilidade limitada com sede no estrangeiro, através de sítio na Internet a definir por portaria do membro do Governo responsável pela área da justiça.

Com este novo regime pretende-se, em particular, ajudar as sociedades não residentes a a expandirem mais facilmente as suas atividades económicas para Portugal, contribuindo assim para reduzir os custos, encargos administrativos e a duração dos procedimentos relacionados com essa expansão.

Ao abrigo deste novo regime, os interessados no registo de representações permanentes de sociedades com sede no estrangeiro, podem requerer o seu registo, através da internet, praticando os atos necessários, através de meios eletrónicos incluindo o pagamento dos emolumentos devidos.

Para o registo de criação de representação permanente bem como da designação e poderes dos respetivos representantes, os interessados devem enviar os seguintes documentos através do sítio na Internet:

1. Documentos comprovativos da sua legitimidade para o ato;
2. Documento comprovativo da existência jurídica da sociedade que cria a representação permanente, quando não se trate de sociedade com sede num Estado Membro;
3. Documento comprovativo da deliberação da sociedade representada que aprova a criação da representação permanente, o seu objeto, a denominação (que continuarão a ter de ser aprovados pelo Registo Nacional de Pessoas Coletivas), o local da representação, o capital afeto quando exigível e a data de encerramento do exercício social;
4. Documento comprovativo da designação e poderes dos representantes da representação permanente e, quando deste não conste, declaração da aceitação da designação e declaração de não terem conhecimento de circunstâncias suscetíveis de os inibir na ocupação do cargo;
5. Cópia dos estatutos da sociedade representada;
6. Documento comprovativo da existência jurídica da sociedade representada.

De notar que não há aqui qualquer alteração relevante em relação à documentação que já era exigida para os mesmos fins mas, antes, a facilitação da sua apresentação a registo e aceleração do mesmo. Idem quanto às formalidades a assegurar relativas a essa documentação: os documentos emitidos noutra língua continuarão a ter de ser traduzidos para português e, se necessário, certificados para poderem ser utilizados em Portugal.

Os interessados podem formular também, através do sítio na Internet, pedidos de registo de factos registáveis posteriores à criação da representação permanente, devendo efetuar o upload dos documentos que os comprovem.

Uma das novidades do novo regime, prende-se com a possibilidade de, sem prejuízo da competência para certificação de fotocópias atribuída por lei a outras entidades, para efeitos de registo online de representações permanentes de sociedades com sede noutro Estado Membro da União Europeia, os respetivos gerentes, administradores e secretários da sociedade representada (e procuradores apesar de não virem expressamente mencionados) poderem certificar a conformidade dos documentos eletrónicos por si entregues, através do sítio na Internet, com os documentos originais em suporte de papel.

Feito o upload da documentação, é emitido o comprovativo eletrónico que comprova a apresentação do pedido de registo e confirmado o pagamento dos emolumentos, após o que o serviço competente aprecia o pedido de registo da representação permanente e procede às diligências subsequentes, podendo se necessário pedir aos interessados o suprimento de documentos em falta ou incompletos, preferencialmente através do sítio na Internet e no prazo de cinco dias.

Posteriormente, o serviço competente regista a criação da representação permanente no prazo de 10 dias na contar da data de conclusão de todas as formalidades, assim como os restantes factos relativos à representação permanente.

2. Alterações legislativas | Código das Sociedades Comerciais; Código do Registo Comercial; Regulamento Emolumentar dos Registos e Notariado; Decreto -Lei n.º 125/2006, de 29 de junho; Decreto -Lei n.º 24/2019, de 1 de fevereiro

O Decreto-Lei n.º 109-D/2021 para além de criar um novo regime de registo online de representações permanentes de sociedades de responsabilidade limitada com sede no estrangeiro, procede a um conjunto de alterações a diplomas legislativos, adaptando-os à Diretiva (UE) 2019/1151.

O mesmo, de forma a acolher as exigências da Diretiva, procede à alteração dos artigos 252.º, 391.º, 425.º e 435.º do Código das Sociedades Comerciais (“CSC”), ficando agora e finalmente expressa a exigência de, para efeitos de registo da designação de gerentes e administradores, ser apresentado documento comprovativo da designação e, quando deste não conste, declaração (i) de aceitação da designação e (ii) de não terem os novos gerentes e administradores conhecimento de circunstâncias suscetíveis de os inibir na ocupação do cargo.

Ao mesmo tempo, e de forma a acolher esta mesma exigência no que respeita ao registo da designação de representantes de representações permanentes de sociedades com sede em Portugal e no estrangeiro, é alterado o art. 40.º do Código de Registo Comercial (“CRC”), ficando expressamente determinada a necessidade de ser também necessária a apresentação de documento comprovativo da designação e respetivos poderes e, quando deste não conste, idêntica declaração (i) de aceitação da designação e (ii) de não terem conhecimento de circunstâncias suscetíveis de os inibir na ocupação do cargo.

Ainda em sede de alterações realizadas ao CRC, e no que respeita a factos sujeitos a registo de representações permanentes de sociedades com sede em país da União Europeia, através do Decreto-Lei n.º 109-D/2021, procede-se à alteração do art. 10.º-A do CRC, ficando sujeitos a registo, os factos relacionados com a abertura e o encerramento dos processos de liquidação e de insolvência das sociedades representadas, mas ainda o cancelamento de registo destas sociedades e alterações aos seus estatutos, designadamente, as relativas à firma ou denominação, à sede e à natureza jurídica da sociedade.

Ao mesmo tempo, e com a alteração efetuada por este Decreto-Lei ao art. 67.º-B do CRC, o registo definitivo de criação e encerramento de representação permanente de sociedade portuguesa por quotas, anónima e em comandita por ações, noutro Estado Membro, passam também a ser comunicados através do sistema de interconexão dos registos da União Europeia, determinando o seu registo oficioso no registo comercial em Portugal, assim como os registos definitivos dos factos que determinem a abertura e o encerramento de quaisquer processos de liquidação ou insolvência, bem como o cancelamento da matrícula, quando respeitantes a sociedades por quotas, anónimas e em comandita por ações com representações permanentes registadas noutros Estados Membros.

Tendo em vista a concretização da medida Simplex “Endereço eletrónico na certidão”, estabelece-se também, mediante a alteração efetuada ao art. 78.º-D do CRC, a possibilidade de os interessados, querendo, no momento do pedido de registo de factos referentes a sociedade, facultarem endereços de correio eletrónico que serão registados e podem ser conhecidos através da certidão de registo.

Já no que concerne à disponibilização oficiosa no Portal Europeu da Justiça Eletrónica de informação sobre sociedades por quotas, anónimas e em comandita por ações, bem como de representações permanentes e sucursais financeiras exteriores de sociedades de responsabilidade limitada com sede noutro Estado Membro, o art. 72.º-B do CRC determina agora que fica disponível, de forma gratuita, para simples consulta, informação sobre a natureza jurídica, firma, número de pessoa coletiva e sede destas entidades, mas também:

• Estado da sociedade, nomeadamente que se encontra encerrada, em situação de liquidação ou de dissolução;
• Objeto da sociedade;
• Representantes legais e outras pessoas que podem agir em nome da sociedade;
• Qualquer representação permanente registada pela sociedade noutro Estado Membro, incluindo a denominação, o número de registo, o EUID e o Estado Membro onde está registada

O Decreto-Lei n.º 109-D/2021, tendo em vista adaptar o Decreto-Lei n.º 125/2006, de 29 de junho[2] à Diretiva 2019/1151, em específico no que toca à constituição online de sociedades já implementada, procede à alteração dos artigos 3.º, 5.º, 6.º, 7.º, 10.º, 11.º e 16.º deste diploma.

Com as alterações supra indicadas:

• O procedimento de constituição de sociedades ao abrigo do regime especial de constituição online de sociedades a passa a ser da competência do Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC) e das conservatórias do registo comercial determinadas por despacho do presidente do conselho diretivo do Instituto dos Registos e do Notariado, I. P. (IRN, I. P.).
• No que respeita à autenticação e meios de certificação no âmbito do regime especial de constituição online de sociedades, a indicação dos dados e a entrega de documentos no sítio na Internet, efetua-se mediante prévia autenticação eletrónica e, quando não seja dispensada, mediante aposição de assinatura eletrónica, nos termos a definir por portaria do membro do Governo responsável pela área da justiça.
• Nos casos em que os interessados sejam cidadãos de outros Estados Membros da União Europeia, é admissível a utilização de meios de identificação eletrónica emitidos noutros Estados-Membros, desde que reconhecidos para efeitos de autenticação transfronteiriça, nos termos do artigo 6.º do Regulamento (UE) n.º 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014.
• Sem prejuízo da competência para certificação de fotocópias atribuída por lei a outras entidades, para efeitos de constituição online de sociedades os respetivos gerentes, administradores e secretários da sociedade representada (e seus procuradores apesar de não virem expressamente mencionados) podem, quando os promovam, certificar a conformidade dos documentos eletrónicos por si entregues, através do sítio na Internet, com os documentos originais em suporte de papel.
• No âmbito do procedimento de apreciação do pedido de constituição de sociedade, o serviço competente poderá pedir aos interessados o envio de documentos em falta através da internet, no prazo de cinco dias, .
• O serviço competente deverá proceder a todas as diligências subsequentes inerentes à apreciação do pedido de constituição da sociedade, no prazo de 10 dias a contar da confirmação do pagamento dos emolumentos pelos interessados e desde que tenham sido entregues todos os documentos necessários.
• Se os interessados tiverem optado por pacto ou ato constitutivo de modelo aprovado pelo presidente do conselho diretivo do IRN, I. P., e não se mostre necessária a entrega de autorizações especiais que sejam necessárias; ou não se tratando de sociedade cujo capital seja realizado com entradas em espécie (portanto só em dinheiro), o serviço competente deve proceder a todas as diligências subsequentes inerentes à apreciação do pedido de constituição da sociedade, no prazo de cinco dias a contar da confirmação do pagamento dos emolumentos.
• Caso não seja possível efetuar o registo no prazo de 10 dias, o serviço competente notificará os interessados por via eletrónica dos motivos do atraso.

[1] A Diretiva (UE) 2019/1151 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 20 de junho de 2019 (Diretiva 2019/1151) alterou a Diretiva (UE) 2017/1132 no respeitante à utilização de ferramentas e procedimentos digitais no domínio do direito das sociedades – https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PT/TXT/?uri=CELEX%3A32019L1151

[2] Diploma que cria a «empresa on-line», através de um regime especial de constituição on-line de sociedades comerciais e civis sob forma comercial, e cria a «marca na hora», alterando o regime do Registo Nacional de Pessoas Colectivas, o Regulamento Emolumentar dos Registos e do Notariado, o Decreto-Lei n.º 8-B/2002, de 15 de Janeiro, e o Decreto-Lei n.º 111/2005, de 8 de Julho.